Archivo Nacional de Cuba

Desde adentro

El Archivo de la Real Hacienda de la isla de Cuba y su reglamento

Por: Yorlis Delgado López

El decursar del tiempo no ha impedido que los estudiosos de la Archivística cubana olviden la Real Orden No 531 emitida el 28 de enero de 1840 por las máximas autoridades españolas. 

El fundamento de esta afirmación está en que esta disposición tuvo la histórica misión, por primera vez, de regular la constitución oficial y tutela jurídica de los archivos en la isla, pues aprobó la creación del Archivo General de la Real Hacienda de la Isla de Cuba (Llaverias, 1949, p.35-43). La propuesta fundacional fue elevada por la Junta de esa organización a la metrópolis y María Cristina de Borbón, reina regente en esa época, la hizo efectiva en la fecha predicha. 

La notificación a las autoridades de la Isla refería: 

“…qe atendidos los muchos inconvenientes qe. se ofrecen en esos países pa. la conservación de documentos antiguos, y otros papeles interesantes, se dispuso la organización de un archivo general, pa. reunir y custodiar en él todos los expedientes fenecidos del ramo de hacienda, y Junta de Fomento, pr. lo respectivo á esa provincia, la de Cuba Pto. Principe…” (Llaverias, 1949, p.35)

Es de apreciar que el objetivo y fundamento de la idea estaba en eliminar la desorganización y acumulación documental en dicha institución, lo que imposibilitaba encontrar documento cuando eran requeridos (Llaverias, 1849, p.35). Esta realidad impuso la necesidad de crear una entidad que se encargara de su posterior tratamiento, conservación y acceso.  

Junto con el acto creativo de la organización se aprobó el primer Reglamento de Archivos (en lo adelante reglamento) que tuvo la isla. Este instrumento jurídico, poco estudiado y conocido, pretendió, en esencia, regular cuáles documentos serian objeto de completamiento para el Archivo de la Real Hacienda y marcaría tendencias sobre el tratamiento, conservación y acceso a los soportes que a posteriori se gestarían desde esa entidad. 

El proceso de propuesta y aprobación del Reglamento. 

 Según Llaverias (1949, pp. 33-45) la promoción y propuesta a España de crear un archivo de tal naturaleza y aprobar su reglamento fue hecha por el Conde de Villanueva, figura ilustrada y a quien Cuba debe importantes obras de la arquitectura y la cultura de la época. 

La situación prexistente no era muy alentadora. Las características climatológicas del trópico y las afectaciones por insectos eran voraces destructores de los documentos generados en Cuba. Esto, unido al volumen de algunos expedientes, la desorganización documental y el poco espacio de las oficinas de la Real Hacienda hacían improcedente la localización de registros para desarrollar eventuales indagaciones y localizar antecedentes de determinados asuntos importantes.  Por ello se decido elevar expediente con fecha 19 de septiembre de 1939, para crear un depósito de documentos en Cuba donde se tratarán estos registros y se organizara la papelería de la época y se propuso un Reglamento que trazara tecnológicamente, como sería el proceso de vida de esta después de su custodia en el archivo.

Se recuerda que en este periodo ya se habían creado tres archivos en las colonias españolas, Argentina en 1821, México en 1823 y Bolivia en 1825. Es de suponer que sus instrumentos de creación y funcionamiento, sirvieron de referencia para elaborar dicho reglamento a pesar de que las condiciones de conservación y clima no eran tan semejantes. 

Solo trascurrieron unos pocos meses y llegó a la isla la orden de la corona que aprobaba en toda su letra la propuesta. 

La Real Orden No. 531 emitida por la Reina de España el 28 de enero de 1848, hace 180 años, crea el Archivo de la Real Hacienda y aprueba su reglamento. Este sirvió como plataforma legal a los procesos de gestión- conservación de los documentos generados.

Dicha institución fue gestado desde el propio país, y en ello tuvo mucho que ver lo más adelantado del pensamiento ilustrado de la época. Sirva la reproducción de su texto integro como homenaje a este 180 aniversario. 

Reglamento de Archivos de la Real Hacienda de la Isla de Cuba, aprobado por la Real Orden No. 531 del 28 de enero de 1840.

ARTÍCULO 1: Este archivo se compondrá de los fechos o expedientes concluidos de todas las dependencias principales del ramo en las provincias de la Habana, Cuba, Puerto Príncipe y de la Junta de Fomento.

ARTÍCULO 2: Desde luego se remitirán a él para su custodia, organización y conservación todos los expedientes de aquella clase hasta el año 1830 esclusive en la provincia de la Habana, y hasta 1820 esclusive de Cuba y Puerto Príncipe.

ARTÍCULO 3: En el local destinado al intento habrá designados con separación los espacios en que hayan de colocarse los legajos de cada dependencia, distinguiéndose los estantes por los rótulos bastante legibles que tendrán en su parte exterior. 

ARTÍCULO 4: Se procederá en el orden de colocación del modo siguiente. Formarán un negociado con las subdivisiones necesarias los expedientes que hayan producido resoluciones generales, y el otro constará de los fechos relativos a individuos, cuidando de sacar la nota conducente cuando de alguno de ellos haya emanado una resolución general colocándose dicha nota en el día, mes y año del negociado respectivo, expresándose en ella el número del expediente y del legajo en el que este se halla. Como los fechos procedentes del Tribunal de cuentas son en su mayor parte cuentas fenecidas se guardarán en su enlegajamto. El mismo orden observado en aquel.

ARTÍCULO 5: Las Reales órdenes originales se colocarán en legajos separados con la conveniente claridad.

ARTÍCULO 6: De todas las subdivisiones de negociados se abrirán registros, extractando en ellos con la extensión suficiente y por el orden riguroso de fechas la materia en que se trate cada expediente, y sacando después al índice que tendrán al principio los libros el nombre y apellido de la persona en su letra respectiva, o el asunto que produce la resolución.

ARTÍCULO 7: Los legajos se encarpetarán con esmero procurando que no sean muy voluminosos para facilitar su manejo sin molestia, y se atarán con cinta de ancho bastante a fin de impedir que los papeles se corten como sucede sujetándolo con un cordel.

ARTÍCULO 8: Para efectuar el envío de papeles a este archivo, se oficiará a la Superintendencia por la Intendencia respectiva, a quién acudirá el jefe inmediato de la dependencia que necesite remitir expedientes, expresando el número legajos y años que comprenden, y aquella superioridad dispondrá su recibo en el archivo general, sin cuyo indispensable requisito, de ningún modo se admitirán.

ARTÍCULO 9: Al encargarse de ellos el oficial archivero dará recibo desde cuyo momento no podrá ya entregarlos sino cuando parcialmente se le pidieren previas las formalidades establecidas.

ARTÍCULO 10: Cuando alguna dependencia necesitase antecedentes, hará el pedido bajo su firma el oficial del negociado a quién tocare, explicando claramente lo que quiere y con qué objeto. A esta nota pondrá el jefe inmediato su Visto bueno y se enviará al archivo general.

ARTÍCULO 11: El oficial archivero buscará los documentos reclamados y si existieran los enviará bajo sobre al jefe de la dependencia respectiva con una nota fechada y firmada en que conteste sucintamente marcado el objeto para que se efectúe la mencionada remisión. En el caso no haber antecedentes lo expresará en la misma nota que se pidieron, pues si se hallasen quedará esta como cargo en el legajo a que corresponda, y que no se devolverá hasta que se reciba de nuevo los papeles a que alude.

ARTÍCULO 12: Se prohíbe al archivero bajo su más estrecha responsabilidad franquear documentos, ni permitir se saquen copias a menos que precedan las formalidades insinuadas.

ARTÍCULO 13: Si la Superintendencia le previnieren por escrito la entrega de un expediente, aquella comunicación oficial servirá de resguardo colocándola en el respectivo legajo y cuidando de reclamar el expediente pasado algún tiempo prudentemente calculado.

ARTÍCULO 14: Además de las notas indicadas habrá un cuaderno en que se apunten los pedidos por el orden de sus fechas, la dependencia de que proceden, objeto y día en que se facilitaron, o se contestó no haber constancia, cuidando mucho de invalidar la anotación cuando se devuelvan. 

ARTÍCULO 15: Los estantes se sacudirán diariamente, con prolijidad y cada mes todos los legajos observando con atención si en alguno se introduce la polilla, para separarle y da parte a fin de que la Superioridad determine lo que debe hacerse.

ARTÍCULO 16: El archivero y demás empleados del archivo general son responsables en la parte que a cada uno concierne de la custodia a la conservación de los documentos, puestos a su cuidado.

ARTÍCULO 17: Las llaves de las puertas del establecimiento, las tendrá en su poder el oficial archivero, facilitándolas únicamente para la limpieza, a los porteros y las llaves de los estantes en que se encierran los legajos, no las franqueará sino en las horas de asistencia, y estando presente, recogiéndolas al salir, en el concepto de que si alguna vez prescindiese del cumplimiento de esta prevención quedará directo responsable a él de los resultados.

ARTÍCULO 18: En lo sucesivo se efectuarán las remesas de papeles de la Real Hacienda de la Isla por época de diez años, conservando aquellas en su poder los fechos del decenio más reciente.

ARTÍCULO 19: El recibo de papeles se verificará no solo por inventario de legajos, sino con expresión del estado en que se encuentren estos, no admitiéndose los que estuviesen picados de polilla y dando parte inmediatamente a la Superintendencia para que resuelva lo conveniente.

ARTÍCULO 20: Los inventarios serán duplicados conservando el oficial archivero uno en su poder firmado por el encargado de la entrega y dando a este una vez concluida, otro suscrito por el referido archivero.

ARTÍCULO 21: Luego que el archivo esté arreglado se extenderá un inventario de los legajos, especificando el número de ellos, años y dependencias de que proceden, enumerando los libros formados, y se remitirá ese documento a la Superintendencia, renovándolo cada vez que se verifiquen nuevas remesas.

ARTÍCULO 22: No se usará nunca en el archivo luz artificial, ni se fumará dentro de las salas, cuidando de cerrar bien las ventanas al salir a fin de precaver un incendio.

ARTÍCULO 23: Los empleados de este archivo serán nombrados por la Superintendencia, los oficiales optarán por escala a la plaza de archivero, siendo considerados para uso de uniforme, prerrogativas, motepio y demás como cualquier otro de la propia clase en el ramo de esta Hacienda.

ARTÍCULO 24: Para los gastos de efectos de escritorio extenderá nota especificada, fechada y firmada por el archivero suministrándose aquellos efectos como a las demás dependencias.

ARTÍCULO 25: El papel sellado, tallado como inútil servirá para toda clase de borradores, empleándose solo en los oficios o documentos en limpio el de membrete que expresará el Archivo General de la Real Hacienda de la Isla de Cuba. 

ARTÍCULO 26: Se circularán a las providencias conducentes a fin de que las dependencias preparen y efectúen sin pérdida de tiempo las remesas bajo el método que queda fijado.



Bibliografía consultada

Referencias. 

Llaverías, J.  (1949).  Historia de los Archivos de Cuba, Segunda Edición. Publicaciones del Archivo Nacional de Cuba. XXIV. La Habana, Cuba

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  • Camila Hernández, María Teresa Freyre y Juan Marinello en Mesa Redonda en la Biblioteca Nacional
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  • Himno Potemkin
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  •  Nancy Machado Lorenzo:
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