Auditorías del conocimiento. Análisis comparativo entre las auditorías HyAk-Audit propuesta por Hylton y la metodología con énfasis en los procesos de Pérez Soltero

Por Amparo Hernández Barrios

 

Imagen tomada de http://www.tipos.co/tipos-de-auditorias/

La auditoría de conocimiento, se considera una herramienta que permite medir el comportamiento de "la información tácita y del conocimiento organizacional" (Ponjuan, 2016). Evalúa no solo a los miembros de la organización, sino también a expertos externos a estas que se relacionan de una forma u otra con la entidad y sus procesos.

Drucker (como se citó en Ponjuan, 2016) plantea que " no podemos gerenciar lo que no sabemos medir" compartiendo su opinión se considera razonable que las instituciones enfoquen sus esfuerzos en diagnosticar, su estado del conocimiento, conozcan sus fortalezas, debilidades y la relación entre los procesos del conocimiento y la tecnología. Esto favorecerá la acertada toma de decisiones gerenciales.

Conociendo la existencia de varias metodologías y propuestas para realizar las auditorías del conocimiento, en el presente artículo se propone a través de un ejercicio comparativo entre dos de ellas. Ofrecer puntos de vista que faciliten la aplicación de este tipo de evaluación a determinada organización de información, así como aportar elementos para la selección de una metodología que brinde los resultados necesarios que le permitan a la organización analizada, incidir en sus resultados generales. 

Después de una amplia búsqueda bibliográfica se escogieron a comparar dos metodologías para realizar auditorías del conocimiento, una de ella es la de HyAK-Audit propuesta por Hilton y la otra que enfatiza en los procesos de Pérez Soltero. A criterio de esta autora, ambas cuentan con los elementos más relevantes entre las estudiadas. Las mismas enfatizan en dos aspectos claves de las auditorías: capital humano y procesos medulares o estratégicos. (Rojas, 2016).

La auditoría del conocimiento que propone Hylton (2002) centrada en las personas, basa su enfoque no solo en el personal interno de la organización, sino que también en aquellos que se relacionan con la misma. Identifica y localiza el conocimiento que requieren los miembros de la organización y cómo estos son utilizados. Su metodología determina que la creación, existencia y carácter de estos conocimientos dependen exclusivamente de las personas sin analizar los demás factores que pueden influir, ni la tipología de conocimiento que se tiene o se necesita para procesos específicos.

Pérez Soltero (2006), por otra parte, enfatiza en los procesos que son significativos para una organización. Propone mejora y continuidad de la auditoría una vez terminada la primera evaluación. Su propuesta se centra en los procesos principales de la entidad, aunque con esto no deja de auditar toda la organización, debido a que los procesos medulares o estratégicos se nutren de alguna manera con otros menos importantes y sobre estos puede incidir indirectamente la auditoría. Esta metodología sensibiliza, en cuanto a la importancia de los procesos tipificados a las personas claves, pero no hace énfasis en analizar el comportamiento del capital humano que interviene en los mismos.

Tabla 1

Parámetros enfatizados según las metodologías.

Metodologías

Etapas

Capital humano

Tecnología

Flujo de Conocimiento

Procesos

Pérez Soltero

10

X

 

X

x

Hylton 

3

X

 

X

 

Fuente: Elaboración propia

A partir del análisis de estos parámetros se pudo apreciar que de una forma u  otra las metodologías analizadas tocan aspectos relevantes a evaluar tanto en entidades comerciales como culturales y de información, aunque resulta muy importante conocer cuan adaptables son para cada contexto a estudiar. Para ello es necesario destacar los puntos de vista y enfoques a los cuales van dirigidos.

Metodología HyA-K-Auditoría de Hylton (2002)

Compuesta por 3 etapas:

Indicadores propuestos en la metodología de Hylton (2002).

Existen numerosos indicadores de valoración de conocimientos que el HyA-K-Auditoría utiliza para evaluar aspectos sociales, de salud financiera corporativa y del conocimiento. Entre los más importantes que se pueden destacar están:

Metodología enfocada a los procesos principales de Pérez Soltero (2006)

Compuesta por 10 etapas:

Las principales variables que esta metodología propone son los siguientes:

Tabla 2                                                                                                           

Parámetros comunes en las metodologías analizadas.

Metodologías

  Capital Humano

Indicadores

Clientes

Indicadores

Hylton

Potencial del capital humano.

 

Edad, sexo, educación formal, capacitación técnica, puesto de trabajo.

Satisfacción en el trabajo y las oportunidades de desarrollo profesional.

Conocimiento del cliente.

Atención al cliente, oportunidades de interacción y retroalimentación, satisfacción del cliente y retención de clientes.

 

Pérez Soltero

Grado de preparación de las personas claves.

Documentos organizativos, perfil, estudios, preparación y experiencia laboral del personal que labora en los procesos básicos, planes de estudio y resultados del cuestionario exploratorio de la primera etapa (opcional).

Satisfacción del cliente.

 

Eficiencia, tiempo de servicio, confiabilidad, precio, calidad, soporte técnico, forma en la que se obtuvo y procesos involucrados.

Fuente: Elaboración propia

Al analizar la Tabla 2 se puede destacar que ambas metodologías coinciden en analizar al capital humano y a los clientes. Cada una desde sus perspectivas le da un valor significativo a estos parámetros evidenciando el papel significativo que estos juegan en las auditorias y dentro de las organizaciones. Sin embargo, la metodología propuesta por Pérez Soltero integra un factor que a criterio de esta autora es importante medir, el impacto que puede tener la realización adecuada de los procesos y su relación con la misión y objetivos estratégicos de las organizaciones. Esto es fundamental para evidenciar si lo que se está realizando están en concordancia con la meta a alcanzar.

Hylton a su vez, le da mayor importancia a la manera en que el conocimiento del capital estructural se difunde por la organización a través del uso de las herramientas tecnológicas. Esto es muy importante tenerlo en cuenta en las sociedades actuales de la información y el conocimiento. Debido a que el desarrollo tecnológico y el uso de las Tecnologías de Informática y Comunicaciones han ganado terreno en esta esfera, sin embargo, en las organizaciones no le dan la importancia como herramientas para medir el flujo de conocimiento y los beneficios asombrosos que puede proporcionar en las auditorias.

Estas dos metodologías a pesar de tener diferentes etapas, priorizar diferentes parámetros y tener indicadores diferentes para medir sus variables; tienen aspectos comunes que evidencian aspectos importantes a medir en las auditorías de conocimientos. Sus diferencias demuestran la riqueza de la diversidad de análisis que pueden existir y como estos pueden ser útiles para determinadas organizaciones. Sería muy enriquecedora la experiencia de fusionar ambas metodologías para lograr una auditoría del conocimiento que integre procesos principales, capital humano y tecnología.

Conclusiones

Bibliografía

Gourova, E., Antonova, A. Todorova, Y. (2009). Knowledge audit concepts, processes and practice. Wseas transactions on business and economic, 6 (12), 605-619. doi: http://dx.doi.org/10.1108/00012530810924285. Recuperado de http://www.wseas.us/e-library/transactions/economics/2009/89-116.pdf

Hylton, A. (2002) A KM initiative is Unlikely to succeed without a Knowledge Audit. Providersedge. Recuperado  de http://www.providersedge.com/docs/km_articles/km_initiative_unlikely_to_succeed_without_a_k_audit.pdf

Pérez Soltero, A. (2006). Knowledge audit methodology with emphasis on core processes.European and Mediterranean Conference on Information Systems (EMCIS) Conferencia llevada a cabo en Julio 6-7 2006, Costa Blanca, Alicante, España.

Ponjuán Dante, G. (2016). Clase 4 Auditorías de información y del conocimiento. [Material de clase]. Gestión de información y del Conocimiento, Facultad de Comunicación, Universidad de La Habana, La Habana.

Rojas, J. (2016). Clase 5 Auditorías de información y del conocimiento. [Material de clase]. Evaluación y auditorías de información y el conocimiento, Facultad de Comunicación, Universidad de La Habana, La Habana.

Wiig, K. (Ed.). (2004). People-Focused Knowledge Management. Estados Unidos. Editorial: Butterworth-Heinemann.