Los documentos, recurso más importante de un archivo

Por Yorlis Delgado López

<< foto de archivo del autor

Los archivos son organizaciones que han existido desde la antigüedad y se puede presumir que existirán hasta en las sociedades más modernas. El arsenal de documentos, en los más disímiles formatos, con que cuentan constituye su más valioso recurso. Estos deben ponerse en función de las metas de cada una de las instituciones.

Se debe tener muy claro, que cada uno de los recursos con que cuenta una organización deben encaminarse siempre al cumplimiento de la misión que tiene trazada la entidad.

Una breve valoración de con qué cuenta una organización de archivo para encaminar su trabajo permite darse cuenta de cuáles son estos bienes. Los recursos humanos, financieros y materiales vienen a la mente enseguida, luego de un análisis más profundo aflorarían los inmateriales, aunque en un primer momento no se les llame adecuadamente.

Los Archivos son entidades, por lo general modestos, pero cuando valoramos el caudal informativo con que cuentan y la cantidad de usuarios que regularmente los visitan, sin importar las carencias materiales que pueda tener, es cuando nos damos cuenta de la riqueza de estas instituciones.

En ocasiones tienen tantos recursos que los funcionarios no atinan cómo distribuirlos o ni siquiera saben que existen. Otra realidad, más frecuente, es que muchas veces el directivo es una suerte de mago, pues estos son tan pocos que no se sabe cómo ponerlos aquí o allá.  Estos dos extremos ilustran una situación muy común en los Archivos.

La realidad cubana, los retos del mercado internacional y la escasez de recursos financieros hacen que las decisiones sobre los bienes de un Archivo sean cada vez más complicadas. La realidad impone decidir la utilidad de una cosa sobre otra, sin atender a lo que pudiera ser más racional. En estos momentos es cuando deben aflorar las habilidades de un directivo para tomar determinadas decisiones.

No habrá un archivo sin uno u otro recurso, sino mejores o más ineficientes directivos a la hora de tomar decisiones con un bien. Esta realidad es cada vez más difícil de asimilar, pero su comprensión hará más fuerte a la persona que hoy que le toca la difícil tarea de dirigir una organización. Una de las habilidades más difíciles de lograr en un directivo es la de tomar decisiones prácticas con uno de los recursos con que cuenta una organización.

Principales recursos con que cuenta una organización de Archivo

¿Cuáles son los recursos con que un Archivo cuenta para realizar sus funciones?

Son aquellos elementos que pueden ser utilizados por el hombre para realizar una actividad o como medio para lograr un objetivo.

 Hasta hace poco eran los llamados recursos reales o tangibles, específicamente los recursos humanos, físicos, y financieros.  Esa clasificación deja de lado los aspectos más importantes de los negocios del presente, que no son reales sino intangibles, especialmente todo aquello relativo al concepto de Valor.

Esto exige un replanteamiento de qué y cuáles son realmente los recursos utilizados en las organizaciones y en especial los Archivos.

Los recursos de una organización han sido definido y ordenados por muchos teóricos de diferentes esferas en el mundo. Sin embargo, donde hay escasez de tales definiciones en los Archivos, entidades totalmente presupuestadas, en su gran mayoría en el mundo y cuyo más grande recurso es el arsenal de documentos que hoy conservan.    

De acuerdo con este concepto, se deben tener bien claros los objetivos de la organización para poner los recursos en función de ello. Es decir, la institución no puede tener un recurso que no esté en función del cumplimiento de las metas institucionales.

Después de esta definición concentrémonos en cuáles son las metas que en el mundo contemporáneo debe tener un Archivo. Históricamente estas entidades han pasado por disímiles procesos en cada una de las etapas; pero luego de la llamada época pos custodial  los objetivos de los archivos han estado claramente definidos a nivel mundial. 

Los Archivos existen para brindar servicios, independientemente del archivo que hablemos y de los usuarios que este atienda, siempre es esta su meta. Los públicos pueden ser diversos y cerrados. Afortunadamente hoy se maneja un escenario mucho mayor a nivel mundial, aunque en Cuba aun cuando se habla de este tema, se nota cierta reticencia sobre el acceso.

Los documentos como principal recurso de un Archivo

La Archivística, ciencia muy joven en el mundo, se ha dedicado a estudiar el documento desde su creación en una oficina hasta que es puesto en un Archivo Histórico al servicio del público.

Se debe tener claro, y es muy importante conocer que un documento existe independientemente de su soporte. Es decir es el “(…) medio en el que se registra o por el que se trasmite información en cualquier soporte y que en sentido general contiene la expresión del trabajo de creación humana en formato impreso o no impreso”.  Esto implica por tanto a otros menos tradicionales como la fotografía, lo fílmico, lo radiofónico, y lo digital.

Hoy el mundo está experimentando un cambio similar al que se vivió en el traspaso de un documento en piedra o madera al papel. Se está sustituyendo el papel por lo digital. Hasta los científicos más tradicionales reconocen los valores de este nuevo formato. Su capacidad de almacenarse en poco espacio y la rapidez con que se hacen los trámites son innegables, aunque persisten algunos problemas con la durabilidad que aún quedan por resolver.

Después de establecer esta definición se precisan algunos preceptos necesarios para valorar y emplear eficientemente este activo como un recurso de las organizaciones de archivo: 

•El documento, es el principal recurso con que cuenta un Archivo.

•Deben ser procesados de manera, que cada usuario pueda acceder a ellos sin ningún problema.

•Todos los demás recursos de la organización deber ser puesto en función del servicio de los documentos.

•Todos los procesos: los de conservación, restauración, la investigación y la automatización deben estar igualmente en función del servicio.

•La automatización debe estar contemplada en la planificación estratégica de todos los archivos, aunque no se tengan los recursos para enfrentarla. Es indiscutible el valor que tiene este proceso sobre los procesos conservativos pues son menos empleados por los usuarios. Además, el resultado siempre será más cómodo para el usuario pues podrá acceder más rápido, podrá llevárselo a su casa sin previo aviso y siempre que pague el costo establecido.

Un archivo sin documentos seria como una biblioteca sin libros o como un centro de información donde lo único que no se encontrase fuera tal recurso.

Bibliografía

Delgado, Y. La gestión eficiente de los recursos en un Archivo: una necesidad organizacional. Revista REDar nº 2 / año 1.  Editorial RED de Archiveros Graduados de Córdoba. Córdoba, Argentina. Consultado en  http://redarchiveroscordoba.com/wp-content/uploads/2017/02/REDar-n%C2%B0-2-a%C3%B1o-1-julio-diciembre-2016.pdf

Decreto Ley No. 265 Del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba del 10 de abril de 2009. Gaceta Oficial de la República de Cuba. Edición Ordinaria No. 18 de 5 de mayo de 2009.