Una mirada a la función social de los archivos modernos

Por Yorlis Delgado López

Desde la época esclavista el Estado se percató de la importancia de la información contenida en los documentos y creó los Archivos. Gigantescos depósitos que agrupaban grandes masas documentales y que devinieron en las más grandes riquezas informacionales de la época. Primero con serias restricciones al acceso y luego, con un espíritu hacia compartir para interpretar y relacionar los diferentes fenómenos sociales, llegan los documentos a la realidad actual, como el un recurso o bien dentro de los activos de estas organizaciones.

Una mirada, desde la doctrina, permite ver la evidente coincidencia que hay en sus definiciones.  Estos han sido conceptualizados como:

Archivo: Del lat. archīvum, y este del gr. ἀρχεῖον archeîon. 1. m. Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades. || 2. m. Lugar donde se custodian uno o varios archivos. || 5. m. Inform. Conjunto de datos almacenados en la memoria de una computadora u otro dispositivo electrónico, que puede manejarse con una instrucción única. || 6. m. Col. oficina. (RAE:2019)

Art. 59. 1. Son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos. (LEY 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español)

La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como resultado de la concreción de sus respectivas actividades, que pueden ser, como dije, documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital a la hora de intentar bucear en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación, por ejemplo. (definicionabc: 2019)

Se aprecia hay una disquisición teórica entre dos acepciones del vocablo: el archivo como conjunto orgánico de documentos o entidad conservadora.  Entendiendo el primero como parte del concepto general de registro, para este ensayo se entenderá solo el segundo a los fines de su ulterior comprensión. Queda evidente el carácter institucional del termino encargado de preservar y facilitar el acceso de los documentos en cualquiera de sus etapas de vida. Es importante señalar que hoy se concibe a los archivos entraron en una etapa postcustodial que implica un cambio en la misión de estas entidades hacia una vocación más de servicio a los públicos. Es decir, en la actualidad, un archivo existe porque hay una necesidad informativa, implícita o explícita, que implica la conservación de los documentos que este posee.  Esta se entiende como la misión funcional más trascendental de estas instituciones.

A las normas jurídicas, en este caso, les corresponde garantizar la protección jurídica integral del archivo y del documento. Esta institución no solo vista como el archivo nacional o un archivo histórico, sino en cualquiera de las fases de vida del registro. (Delgado, 2018, p.11-12)

En Cuba, isla pequeña situada en mar Caribe en Centro América, siempre existió, en las agendas legislativas, el mandato preservativo de sus archivos. De igual manera, por el sentido de pertenencia y de responsabilidad, se presume la función de preservar a ultranza los soportes, como parte de la épica batalla que libran los archiveros desde épocas remotas.

Función de los Archivos en una sociedad moderna.

La función social de los Archivos ha variado con el de cursar del tiempo, más allá que en todas las épocas ha sido considerado un instrumento de poder por el valor de la información de sus documentos. En el esclavismo era un privilegio de los decisores, de los altos funcionarios del clero y de los más poderosos señores feudales, acceder a los Archivos que con rejas y cerrojos protegían sus registros de los ciudadanos. Aunque algunos consideren otras razones para que la iglesia, entidad donde mayoritariamente existían estos, adoptara estas medidas indudablemente había un trasfondo económico en tales restricciones. (Martin, 2009, p. 2-3)

Hace unas décadas era común que la sociedad viera sus archivos con un enfoque cultural. El valor de sus documentos, sobre todo los evaluados históricos patrimoniales, como fuente primaria para la investigación científica de procesos y hechos históricos, es indudable. Esta es la razón por lo que los historiadores de cualquier especialidad son los mayores defensores y aliados de los Archivos o sus mayores críticos cuando de políticas de acceso se trata. (Mancipe y Vargas, 2013, p. 109)

Además de los valores identitarios y culturales que emanan de ellos, su conformación como un producto comucacional y la insólita composición de los mismos, son un vivo reflejo de épocas de un país. Ello ha condicionado que en muchos países de Iberoamérica estas entidades se subordinen administrativamente a los organismos con un encargo estatal vinculado a la cultura (1).   

Pero hoy se ve al Archivo, desde la teoría, con visión y concepto más amplio y racional. El carácter probatorio de sus documentos, su bien más importante, demuestra su papel asegurador en la gestión de cualquier entidad administrativa. Imprescindible para lograr el control sobre los activos y demás recursos de una organización, para asegurar procesos, probar transacciones, por solo citar algunos ejemplos. (Mancipe y Vargas, 2013, p. 120-09)

Esto se une al carácter impositivo que tienen estas entidades como preservador de derechos tanto de personas naturales como jurídicas. Un ciudadano común entiende el valor de estas entidades cuando requiere de uno de sus servicios en un trámite legal y se percata de que la preservación documental fue vital para su solución o no del mismo. Desde probar la existencia de un humano, la propiedad de los bienes, la muerte y posteriores efectos, requieren ir a una de estas entidades. (Heredia, 2007, p.77-87)

Las personas jurídicas, en cualquiera de sus variantes, aunque más familiarizadas con estas entidades, ven en ellas un resguardo y la prueba evidente del buen hacer o no y ajustado a la legislación de su territorio. Desde probar su existencia o personalidad y vínculos en el trafico social y mercantil, la tenencia de bienes y su extinción, pasan por una generación documental.

En ese sentido, también la doctrina reconoce su papel en la rendición de cuentas y la trasparencia administrativa. Lógicamente pues la única evidencia real y objetiva que queda del actuar vinculado a funcionarios son los registros generados o recibidos durante la gestión del mismo. Cualquier acto de corrupción, delictivo o de buen gobierno tendrá un reflejo documental y por consecuente el ulterior destino serán estas organizaciones (Mendoza, 2002, p. 23). Por esta razón el movimiento generado a nivel mundial, en función de proteger la información, como un recurso vital para el ser humano, tiene en su mira a los Archivos, como los mayores repositorios informacionales de cualquier país. (Nahabetián, 2010, p.35) 

Esta posición muestra sus impactos en algunos países desde la subordinación de sus archivos. Estados Unidos, directamente al gobierno federal, Vietnam al Ministerio de Asuntos Internos, Panamá al Registro Público, pueden ilustrar tal afirmación. 

A manera de conclusiones:

Los Archivos, como entidades públicas, conservadores de la documentación generados por un país, un territorio, una entidad, una disciplina jurídica etc., tienen un papel preservador de derechos, garante de la gestión, de rendición de cuentas de la administración y de trasparencia admirativa. Esta función social se cumple más allá de la edad del documento y la función cultural e historicista de los mismos.  

 

Referencias:

 

(1) Ejemplos España, Ecuador, Chile por solo citar algunos.